 DIGITALIZACION CERTIFICADA
La digitalización certificada es una gran ventaja que la Agencia Tributaria, ha homologado y puesto a disposición de las empresas después de que éstas se lo demandaran una y otra vez. Hasta ahora, la ley obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores durante al menos 5 años fiscales, lo que ha generado enormes montañas de papeles en las estanterías de las oficinas, armarios, habitaciones, edificios y almacenes que a todos nos han vuelto locos. Metros cuadrados que cuestan dinero, seguros y personal para manipularlos, ¡mucho dinero!.
Con la entrada en vigor del Real Decreto1496/2003 de 28 de Noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento sobre el Valor Añadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, con el consiguiente ahorro de costes. Igualmente, tras la publicación de la norma EHA/962/2007de 10 de Abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de Digitalización Certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.
Esto implica la posibilidad de destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización; se resume en un concepto que es la Digitalización Certificada de facturas en papel con un Software Homologado como DF-SERVER que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base securizada. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante.
Y ¿COMO FUNCIONA? Muy fácil. Necesitamos un escáner que digitalice la factura en papel, es decir el 99% de los escáneres del mercado. Enviamos la factura hasta el Software DF-SERVER certificado por Hacienda, donde se firma digitalmente por la aplicación y por último debemos rellenar los mismos campos obligatorios que tiene el libro de IVA del departamento de contabilidad (en el caso de DF-SERVER es un proceso automático). Después, se guarda el documento digitalizado y ya tenemos las facturas digitales certificadas.
Requisitos de una digitalización certificada:
a) La imagen digitalizada ha de ser un fiel reflejo de la original y permitir la legibilidad de toda la factura.
b) El proceso ha de ser automático, sin intervención del operario que escanea.
c) El fichero debe contener una serie de datos exigidos por la AEAT
(nº de registro, fecha y nº de fra., proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA)
d) El fichero se ha de ajustar a los estándares de la AEAT.
e) La imagen debe contener su propia información, para poder reproducir el documento.
f) El fichero que contiene la imagen y los datos deben estar firmados con firma electrónica reconocida.
g) Debe existir una base de datos y un sistema de consulta que permita el acceso al documento.
h) Debe garantizarse la integridad de los datos y las imágenes de los diferentes ejercicios.
i) El acceso a los datos debe ser completo, ágil y sin demora y debe garantizar la posibilidad de acceder a los datos de la firma electrónica como al sellado de tiempo y la posibilidad de obtener una copia en papel o una descarga del documento.
Para ello es necesario un escáner de resolución mínima de 200 p.p.p.
Un software homologado por la AEAT DF-SERVER
Una Base de Datos de soporte de almacenamiento y consulta.
Una vez decididos a emprender un proyecto de “Oficina sin Papeles” solo nos falta el valor para abordarlo. Es muy importante evaluar las soluciones que existen en el mercado y dejarnos acompañar por “UN SOCIO” (SERCOSAN, S.A.) que sepa entender las necesidades del negocio teniendo en cuenta que la inversión a realizar va a ser recuperada en un corto espacio de tiempo. Hay que entender que el camino emprendido por las Administraciones es de no retorno, y que poco apoco todos entraremos en esa senda.
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